Vous avez un open space et vous vous demandez comment éviter que ça devienne un vrai brouhaha ? Ou peut-être que vous envisagez d’en créer un, mais vous vous demandez comment faire pour que tout le monde y trouve son compte ? Rassurez-vous, vous êtes au bon endroit.
L’open space, quand il est bien pensé, peut être un vrai moteur de collaboration et d’énergie dans votre entreprise. Mais mal aménagé, il peut vite devenir source de stress, de fatigue et de distractions. Pas très motivant, hein ?
Définir les zones selon les usages
Avant de placer le premier bureau, prenez un peu de recul et posez-vous la question : quels usages votre open space doit-il accueillir ? Travailler, collaborer, se concentrer, se détendre… chaque activité mérite sa petite zone dédiée.
Un open space bien pensé se divise en zones distinctes :
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Zone de travail individuel : pour les moments où il faut se concentrer sans être dérangé.
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Zone collaborative : tables ou coins pour brainstormings, réunions informelles, échanges rapides.
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Espace détente : café, canapés ou coins lounge pour souffler et recharger les batteries.
Astuce pratique : vous pouvez différencier visuellement ces zones avec des couleurs, des cloisons basses, des tapis ou même des plantes. Non seulement ça aide vos équipes à s’orienter, mais ça donne aussi un petit coup de peps à l’ambiance générale.
En définissant clairement ces zones, vous évitez les collisions entre concentration et conversations animées, et vous créez un open space où chacun sait où aller pour faire quoi. Simple, mais efficace !
Choisir du mobilier ergonomique
Votre open space peut être super stylé, mais si vos équipes ont mal au dos au bout de deux heures, tout le charme s’envole ! Le mobilier ergonomique n’est pas juste un luxe, c’est un vrai investissement pour le bien-être et la productivité de vos collaborateurs.
Voici ce qu’il faut privilégier :
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Bureaux réglables en hauteur : permettre de passer de la position assise à debout, c’est un vrai plus pour éviter la fatigue et les TMS (troubles musculosquelettiques).
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Chaises ergonomiques : réglables, confortables et adaptées à chacun. Vos équipes vous remercieront après quelques semaines !
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Supports pour écrans : pour que les yeux restent à hauteur, éviter les tensions cervicales et favoriser la posture.
Astuce pratique : si vous optez pour du mobilier modulable, vous pouvez facilement réorganiser votre open space selon les projets ou les besoins des équipes. Et bonus : un open space bien équipé, c’est aussi plus joli à regarder et plus agréable à vivre.
En misant sur l’ergonomie, vous ne faites pas que décorer votre espace : vous investissez dans la santé, le confort et la motivation de vos collaborateurs. Et ça, ça n’a pas de prix.
Optimiser l’acoustique
Rien de pire qu’un open space où chaque conversation devient un bruit de fond incessant. Pour garder vos équipes concentrées et éviter la frustration, penser à l’acoustique dès le départ est essentiel.
Quelques idées simples à mettre en place :
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Cloisons basses ou panneaux absorbants : ils réduisent le bruit tout en laissant passer la lumière et la convivialité.
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Tapis et moquettes : parfaits pour limiter les échos, surtout dans les grands espaces.
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Plantes : en plus d’embellir l’open space, elles absorbent naturellement le son.
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Zones silencieuses : créer un coin “travail concentré” où on parle peu ou pas du tout.
Astuce pratique : n’attendez pas les plaintes des équipes pour agir. Faites un petit test : asseyez-vous au milieu de l’open space et écoutez… tout ce qui vous dérange, vos collaborateurs le ressentent aussi !
En optimisant l’acoustique, vous augmentez la concentration, la productivité et le bien-être de vos équipes. Un open space calme, c’est un open space où il fait vraiment bon travailler.
Gérer la lumière et l’éclairage
La lumière, c’est un détail auquel on pense rarement… jusqu’à ce qu’on se retrouve avec un mal de tête ou un écran qui reflète tout le plafond ! Dans un open space, bien gérer l’éclairage est crucial pour le confort et la productivité.
Quelques points à garder en tête :
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Maximiser la lumière naturelle : placez les postes de travail près des fenêtres quand c’est possible. La lumière du jour booste l’énergie et réduit la fatigue.
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Éviter les reflets sur les écrans : utilisez des stores, des cloisons ou ajustez l’orientation des bureaux.
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Éclairage artificiel homogène : privilégiez des lumières douces et bien réparties, pas de spots agressifs ou de zones trop sombres.
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Lumière modulable : si possible, optez pour des lampes réglables ou des systèmes dimmables pour que chacun puisse adapter son poste à ses besoins.
Astuce pratique : pensez à faire un petit tour dans l’open space à différents moments de la journée. Vous verrez immédiatement où la lumière naturelle manque ou crée des zones trop lumineuses. Ajuster ces points, c’est garantir confort, énergie et productivité pour vos équipes.
Penser à la circulation et aux espaces dégagés
Même si votre open space est super bien décoré et équipé, si on se marche dessus en permanence, ça devient vite pénible. La circulation et l’organisation de l’espace sont donc essentielles pour que tout le monde puisse travailler sereinement.
Quelques conseils pratiques :
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Des allées claires et larges : laissez suffisamment d’espace entre les bureaux pour que vos équipes se déplacent sans se bousculer.
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Accès facile aux zones communes : imprimantes, salles de réunion, espaces détente… évitez les postes coincés derrière des obstacles.
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Limiter les obstacles visuels : trop de cloisons ou de meubles en plein milieu peuvent casser la fluidité et donner une sensation d’encombrement.
Astuce pratique : faites un petit test “trajet quotidien” : marchez de votre bureau à la salle de réunion comme le ferait un collaborateur. Tout semble fluide ? Sinon, repensez la disposition.
Un open space où l’on circule facilement, c’est moins de stress, moins de collisions et une meilleure ambiance de travail.
Favoriser la collaboration avec des espaces dédiés
Un open space, c’est super pour le partage d’idées… mais seulement si vous offrez des zones pensées pour collaborer. Sinon, tout le monde parle partout et on finit par perdre en efficacité.
Voici quelques astuces :
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Tables de réunion informelles : petites tables ou coins conviviaux pour des échanges rapides ou des brainstormings.
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Coins brainstorming : tableaux, écrans interactifs ou paperboards pour capturer les idées sans monopoliser la salle de réunion.
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Espaces modulables : canapés, poufs, ou tables mobiles que l’on peut regrouper selon les besoins.
Astuce pratique : marquez ces zones clairement, avec un mobilier différent ou des couleurs, pour que vos équipes sachent où aller pour collaborer sans déranger ceux qui se concentrent.
En créant ces espaces dédiés à la collaboration, vous encouragez la créativité, la communication et la productivité sans sacrifier le calme nécessaire à chacun.
Intégrer des écrans interactifs et solutions digitales
Aujourd’hui, un open space moderne ne se limite pas à des bureaux et des chaises : la technologie joue un rôle clé pour fluidifier le travail et booster la collaboration. Et c’est là que les écrans interactifs entrent en scène.
Pourquoi les intégrer ?
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Diffusion d’informations instantanée : planning, actualités de l’entreprise, objectifs de l’équipe… tout le monde est au courant sans multiplier les emails.
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Réunions plus efficaces : partage d’écrans, annotations en direct et brainstorming interactif directement sur l’écran.
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Collaboration simplifiée : vos équipes peuvent travailler à plusieurs sur un même document, même à distance.
Astuce pratique : même un petit écran interactif dans un coin brainstorming peut transformer la manière dont vos équipes communiquent et collaborent. Et si vous avez plusieurs salles, pensez à synchroniser les contenus pour que l’information circule partout sans effort.
En intégrant ces solutions digitales dans votre open space, vous rendez vos échanges plus fluides, vos réunions plus dynamiques et vos équipes plus productives et engagées.
Prévoir des espaces de détente
Travailler, c’est important… mais souffler de temps en temps l’est tout autant ! Un open space sans coin détente devient vite stressant et fatigant pour vos équipes.
Quelques idées simples à mettre en place :
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Coin café ou snack : un petit espace pour discuter autour d’un café ou d’un encas.
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Fauteuils confortables ou poufs : pour se poser quelques minutes, lire ou brainstormer de façon informelle.
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Ambiance agréable : plantes, lumière douce, décoration légère pour créer un vrai cocon de pause.
Astuce pratique : ne sous-estimez pas la taille et l’emplacement. Le coin détente doit être accessible mais suffisamment séparé des zones de concentration. Cela permet de vraiment décrocher sans déranger les autres.
Résultat ? Vos équipes se reposent, échangent et se ressourcent, et elles reviennent à leur poste plus motivées, plus concentrées… et plus productives !
Optimiser le rangement et l’organisation
Un open space encombré, c’est la recette parfaite pour le stress et la perte de temps. Quand chaque bureau déborde de papiers ou que les fournitures disparaissent mystérieusement, la concentration s’envole. Il est donc essentiel d’organiser et ranger intelligemment votre espace.
Quelques conseils pratiques :
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Casiers personnels : pour que chacun ait son propre espace de rangement et ne laisse pas traîner ses affaires.
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Étagères et rangements modulables : faciles à déplacer selon les besoins des équipes ou des projets.
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Boîtes et organiseurs : pour classer les fournitures, documents et accessoires, et éviter le désordre sur les bureaux.
Astuce pratique : mettez en place une règle simple “chaque chose à sa place”. Même quelques minutes de rangement collectif par semaine peuvent transformer votre open space.
Un espace bien rangé et organisé, c’est non seulement plus agréable visuellement, mais surtout plus efficace pour travailler, collaborer et se concentrer.
Personnaliser sans surcharger
Un open space trop uniforme peut sembler froid et impersonnel. Mais attention : trop de déco, ça devient vite le chaos. L’astuce, c’est de trouver le juste équilibre entre personnalité et fonctionnalité.
Quelques idées :
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Touches personnelles modérées : plantes, objets déco ou photos sur les bureaux, mais sans encombrer l’espace de travail.
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Couleurs et matériaux : différencier les zones avec des couleurs ou des textures permet de rendre l’open space vivant sans créer de distractions.
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Art et affichage : un tableau ou un écran interactif pour diffuser des informations ou inspirations peut donner du caractère à votre espace.
Astuce pratique : impliquez vos équipes dans la personnalisation. Chacun peut apporter une petite touche qui rend l’espace plus convivial… tout en respectant les zones de concentration.
Un open space personnalisé mais épuré, c’est un espace où vos équipes se sentent bien, motivées et à l’aise pour collaborer.
Adapter les postes à chacun
Dans un open space, tout le monde n’a pas les mêmes besoins. La taille, la posture, le type de travail… chaque collaborateur est différent. Adapter les postes, c’est garantir confort, concentration et motivation.
Quelques conseils :
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Bureaux réglables en hauteur : pour permettre à chacun de passer de la position assise à debout selon ses préférences et éviter les TMS.
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Postes flexibles : dans les espaces partagés, assurez-vous que chaque bureau peut être ajusté facilement (chaise, écran, accessoires).
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Accessoires personnalisables : supports pour écran, lampes individuelles ou rangements modulables permettent à chacun de se sentir à l’aise.
Astuce pratique : proposez un petit guide ou tutoriel pour montrer comment régler correctement son poste. Même un ajustement simple peut faire une énorme différence sur la journée de travail.
En adaptant les postes à chacun, vous créez un open space confortable, inclusif et productif, où chacun peut se concentrer et donner le meilleur de lui-même.
Impliquer vos équipes dans l’aménagement !
Rien de tel que d’impliquer vos collaborateurs pour que l’open space fonctionne vraiment. Après tout, ce sont eux qui passent le plus de temps dedans ! Les consulter permet de répondre à leurs besoins réels et de favoriser l’adhésion à l’aménagement.
Quelques idées :
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Sondages ou questionnaires : demandez quels postes ils préfèrent, quelles zones de concentration ou de collaboration ils utilisent le plus.
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Ateliers participatifs : laissez-les proposer des idées de disposition, de mobilier ou d’espaces détente.
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Tests pilotes : avant de généraliser un nouvel aménagement, faites un test sur une zone ou une équipe.
Astuce pratique : un open space co-construit est souvent plus respecté et mieux utilisé. Vos équipes seront plus motivées, plus productives et plus impliquées, parce qu’elles se sentiront écoutées et considérées.
Avec ces conseils, votre open space ne sera plus seulement un espace de travail : ce sera un lieu où chacun peut se sentir à l’aise, motivé et productif.